A l’ère de la digitalisation, l’une des préoccupations majeures est de diminuer la conservation des documents papiers. La fiche de paie étant un document qui se garde à vie, c’est l’un des principaux papiers concernés par cette problématique. Avec les nombreux outils en ligne qui existent, vous avez choisi Digiposte pour conserver vos fiches de paie. Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur cette application.
Plan de l'article
Digiposte : un outil qui se distingue des autres ?
La fiche de paie est un document sensible vu qu’elle contient des données personnelles. Avec un coffre-fort numérique, non seulement, vous obtenez un gain de place considérable par rapport au papier mais aussi un gain de temps par rapport au classement ainsi qu’une sécurité par rapport aux aléas de la vie (incendie, inondation, perte, etc.).
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En tant que leader du marché RH, Digipost répond à tous ces critères grâce à sa facilité d’utilisation. L’application vous offre une meilleure traçabilité de vos fiches de paie ainsi qu’un système de classement intuitif selon vos besoins. En outre, elle utilise des datas centers français conformes avec le RGPD pour héberger vos fiches de paie et ainsi les protéger contre les fraudes.
Plus qu’un coffre numérique, Digipost vous accompagne dans la digitalisation de la gestion de vos fiches de paie. Dès le départ, elle vous propose de scanner vos fiches de paie et de procéder à leur intégration manuelle dans la base. Elle va ensuite recevoir vos fiches de paie tous les mois et les classer comme un vrai assistant personnel. Enfin, sachez que ces fiches de paie numériques ont la même valeur juridique que celles en papier.
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Digiposte et fiche de paie : quels avantages pour le RH ?
Outre les avantages pour le salarié, l’employeur gagne aussi à confier les fiches de paie de ses collaborateurs au coffre-fort numérique Digiposte. Ce dernier apporte une vraie valeur ajoutée aux ressources humaines en supprimant les activités chronophages telles que le classement et l’archivage de centaines voire de milliers de bulletins de paie par mois.
Par ailleurs, grâce à Digiposte, les équipes RH permettent aux collaborateurs de consulter les dossiers de n’importe où. C’est très avantageux en termes de réduction de démarches administratives longues et fastidieuses. En effet, l’interface fournie par l’application mobile permet à tout salarié de télécharger directement ses bulletins de paie sans passer par le service RH pour constituer un dossier de crédit immobilier par exemple.
Enfin, compte-tenu des préoccupations écologiques actuelles, la dématérialisation des fiches de paie dans le coffre-fort numérique Digipost permet aussi à l’entreprise d’asseoir encore plus sa politique RSE. En effet, d’une part, elle va réduire les consommations de papiers, d’encre ou d’imprimante ; d’autre part, en optant pour le groupe La Poste, l’entreprise s’assure les services du leader de la logistique neutre en carbone au niveau mondial.
Digiposte et fiche de paie : comment ça marche ?
Le coffre-fort numérique Digiposte a trois principales fonctionnalités :
- L’ajout et la réception des documents en ligne : via le site web, vous pouvez décider quels sont les émetteurs autorisés à vous envoyer des documents. Ici, il s’agit de votre employeur qui vous envoie vos fiches de paie mensuellement. Digiposte va numériser vos papiers et les centraliser dans un seul espace de stockage sécurisé.
- La gestion, le classement et l’archivage de ses documents en ligne : Digiposte va sauvegarder automatiquement vos fiches de paie dans son coffre-fort sécurisé. L’application peut même vous alerter pour l’envoi de certains documents à échéance.
- Le partage de ses documents en ligne : cette fonctionnalité s’adresse surtout aux entreprises. Vous pouvez choisir un ou plusieurs interlocuteurs qui auront un accès limité et sécurisé à vos documents.
Après votre inscription, pour consulter votre fiche de paie, il vous suffit de vous connecter sur la page de Digiposte. Sur la page d’accueil, allez dans « Vos derniers documents certifiés », puis dans « L’actualité de votre coffre » et dans la barre de recherche « Documents certifiés ».