Comment définir les activités d’un projet ?

Plutôt que d’aller de l’avant, la méthodologie du projet propose la réalisation d’une succession de tâches pour poser les bonnes questions.

Ces différentes tâches peuvent généralement être regroupées en cinq types d’activités qui se succèdent au cours d’un projet.

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Start-Up

Avant de commencer à faire quoi que ce soit, vous devez savoir ce que vous voulez obtenir. Passez d’une idée parfois abstraite à une base quantifiable.

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L’objectif est de définir les objectifs, les contraintes et les priorités qui définiront les fondements du projet.

Bien que cela puisse paraître évident, il s’avère souvent plus compliqué qu’il n’y paraît.

Par exemple, si le projet vise à changer d’emploi, l’objectif sera de dire : «  Je veux trouver un nouvel emploi dans les mêmes fonctions que celles que j’ai actuellement, mais dans un secteur différent. Je veux avoir un salaire plus élevé, mais surtout avoir moins de trajets domicile-travail. Là. »

Planification

La planification regroupe les activités qui permettent de répondre à la question suivante : « Comment mener à bien le projet ».

Cela inclut la planification dans le temps, mais pas seulement. L’activité de planification consiste à définir les différentes choses à faire, les moyens à mettre en œuvre pour pouvoir les réaliser, le coût qu’elles auront, le temps qu’il faudra…

Poursuivant l’exemple précédent, la planification consistera à dire : « Je dois refaire mon CV, il me faudra une demi-journée. Ne pas quitter mon emploi avant d’avoir signé une offre semble judicieux. Je vais aller voir un photographe pour faire une bonne photo professionnelle et cela me coûtera 60€. Je consacrerai mes mardis soirs à regarder les offres d’emploi qui pourraient correspondre à ce que je recherche… »

Exécution

Une fois les actions et les moyens identifiés, il est nécessaire de réaliser les tâches prévues.

C’est la partie à laquelle tout le monde pense. Cependant, avoir défini le projet et l’avoir planifié nous permettra d’être plus efficaces dans cette phase où nous travaillons directement à la réalisation des objectifs.

Dans notre exemple, il est dit : « J’ai refait mon CV et je l’ai mis en ligne sur les réseaux sociaux professionnels. Un photographe a pris une superbe photo. Le mardi, je cherche des offres. Le mercredi, je postulerai pour les offres que j’ai vues la veille… »

Commande

Les activités de contrôle consistent à surveiller ce qui est planifié et réalisé et à surveiller les écarts.

Tous les éléments prévus dans la planification peuvent être surveillés. Cette vérification peut avoir lieu après l’exécution pour vérifier la conformité avec le calendrier. Dans la plupart des cas, cependant, elle a lieu en parallèle avec l’exécution afin de pouvoir corriger les écarts avant la fin. Dans certains cas, il peut même être choisi de revenir sur les activités de planification pour apporter des corrections suite à des écarts.

Pour nos exemple : « Il m’a fallu 3 demi-journées pour refaire mon CV, c’était plus long que prévu. Le photographe en revanche était moins cher, il ne m’a coûté que 30€… »

Clôture

Une fois que toutes les tâches sont terminées et que nous avons vérifié leur conformité avec nos attentes, il est temps de clore le projet. Il en résulte la cessation des activités précédentes et le transfert de l’objet du projet.

C’est également l’occasion de capitaliser sur l’expérience acquise au cours du projet pour l’avenir.

Pour notre projet de changement d’emploi : « Super, j’ai trouvé un nouvel emploi près de chez moi et j’ai quitté l’ancien ! Je vais pouvoir arrêter de regarder les offres d’emploi. Pour la prochaine fois, je sais que j’ai réussi à trouver la solution plus facile que je ne le pensais, mais j’ai dû y passer plus de temps que prévu. »

La séquence des activités du projet

En général, ces différentes activités sont liées de façon chronologique. Nous commençons par définir le projet, planifier ce qui doit être fait. Nous passons ensuite à l’exécution, qui reste l’activité principale. Le contrôle de ce qui a été réalisé intervient ensuite avant la clôture du projet.

Toutefois, la planification initiale est rarement parfaite. Il est donc nécessaire de faire des correctifs et donc de revenir aux activités précédentes. Nous reprenons donc l’exécution ou la planification des activités lorsqu’il y a des écarts.

La vérification peut être effectuée une fois les éléments terminés, mais cela implique de reprendre une partie importante du travail lorsqu’il y a des corrections à apporter.

Pour surmonter ce problème et limiter les reprises, nous effectuons le contrôle sur une base continue. Cela permet de détecter les écarts le plus rapidement possible et donc de gagner en réactivité et de limiter les reprises. Par conséquent, la production et la planification sont constamment adaptées au fur et à mesure des contrôles.

CONCLUSION

Ces cinq types d’activités de projet garantissent que toutes les considérations sont prises en compte pour atteindre les objectifs souhaités. Ils rendent également le projet plus fiable en forçant une réflexion plus approfondie. Par conséquent, le respect de ces cinq activités : définition, planification, exécution, contrôle et clôture, permet d’augmenter les chances de succès.

Pour aller plus loin

N’hésitez pas à lire les articles sur le phasage des projets ainsi que sur les différentes étapes qui y sont complémentaires.

De plus, comme beaucoup de ce qui est indiqué sur ce site, il est en partie basé sur le guide normatif PMBOK que je présenterai plus en détail dans un prochain article.

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