C’est quoi une lettre d’observation ?

Par Franc Muller — Avocat spécialisé en droit du travail, Paris

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Une plus grande méfiance est nécessaire dans un avertissement, qui ne doit pas être négligé

Un employé qui reçoit un avertissement de son employeur doit être vigilant et ne pas sous-estimer sa portée en fournissant simplement une réponse orale, estimant que c’est le meilleur moyen d’apaiser les choses.

Au contraire, il convient de donner une réponse écrite et détaillée car elle seule sera prise en compte et aura une valeur probante si, à l’avenir, l’avertissement constituait le prélude à un voyage malheureux qui se termine par un licenciement.

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L’ expérience montre que l’avertissement révèle un message de l’employeur qu’il ne faut absolument pas négliger et qu’il est important de le contester, s’il n’est pas justifié.

En ce qui concerne sa forme, l’employeur n’est pas tenu de suivre une procédure spécifique ou d’envoyer une lettre recommandée.

Toutefois, une exception est faite lorsque le règlement interne de l’entreprise prescrit le respect d’une procédure spécifique ou oblige l’employeur à se conformer aux dispositions du Code du travail sur les sanctions disciplinaires (articles L 1332-1 et L 1332-2) ( Cass. Soc. 3 mai 2011 no 10-14104).

De même, une convention collective peut prévoir qu’un avertissement satisfait à la procédure applicable aux questions disciplinaires.

À cet égard, il convient de rappeler que l’article L 1332-2 du Code du travail oblige un employeur qui a l’intention d’imposer une sanction disciplinaire à convoquer l’intéressé, en lui indiquant l’objet de la citation à comparaître et en lui indiquant qu’il a la possibilité de étant présent à cet entretien, la sanction ne peut pas avoir lieu moins de deux jours ouvrables, ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien.

Certains collectifs les accords subordonnent même la validité d’un licenciement pour raisons disciplinaires à la notification préalable d’un ou même de deux avertissements, ce qui est particulièrement le cas avec la convention collective de travail des superviseurs des écoles secondaires privées.

L’employeur doit alors respecter cette procédure, qui constitue pour le salarié une garantie substantielle dont l’ignorance conduit à l’annulation de la mesure prise (Cass. Soc. 13 février 2013 n° 11-27615).

Sauf dans les cas où les règles de procédure ou la convention collective l’exigent, l’avertissement n’est pas soumis à des exigences spécifiques

L’avertissement étant considéré comme une « sanction légère », le respect de la procédure disciplinaire n’est pas obligatoire pour l’employeur.

Nous avons déjà vu qu’un avertissement envoyé par simple courrier électronique pouvait avoir la valeur d’une sanction disciplinaire.

De plus, lorsque l’employeur informe le salarié d’un avertissement par e-mail ou par inscription lettre informelle sans l’avoir préalablement convoqué pour un entretien et qu’il désengage les exigences de l’article L 1332-2 du Code du travail , celles-ci ne peuvent être opposées à lui.

La Chambre sociale de la Cour de cassation considère qu’un avertissement émis après un entretien informel est régulier même s’il a été prononcé plus d’un mois après l’entretien (Cass. Soc. 5 décembre 2018 n° 17-13261).

Toutefois, lorsque l’employeur choisit volontairement de donner un impact particulier à l’avertissement en observant la procédure légale applicable, il doit respecter tous ses termes .

C’est la précision que vient d’apporter la Haute Juridiction.

Un employé avait été convoqué par l’employeur à un entretien en vue d’une sanction disciplinaire de la manière prévue à l’article L 1332-2.

Il a ensuite reçu un avertissement plus d’un mois après que l’entrevue eut eu lieu.

Le salarié a donc contesté sa validité et a exigé le paiement de dommages-intérêts en raison des dommages qu’il avait subis.

La Cour de cassation est d’accord avec lui et constate qu’une fois qu’il a choisi de convoquer le salarié conformément aux termes de l’article L 1332-2 du Code du travail, l’employeur est tenu d’en respecter tous les termes, quelle que soit la sanction finalement imposée ; ou selon ce texte, la sanction ne peut avoir lieu plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien (Cass. Soc. 9 octobre 2019 n°18-15029).

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